En una organización de noticias, los equipos de producción tienen que trabajar con áreas, prioridades y realidades diferentes. Este tira y afloja puede presentar desafíos a la hora de abordar expectativas y preocupaciones. Aprende cómo pueden hacer los profesionales de producto para involucrar y trabajar mejor con las partes interesadas y así presentar resultados efectivos.
INTRODUCTION
Las partes interesadas suelen depender del trabajo de tu equipo para poder cumplir con las misiones de sus propios departamentos; por eso no es de sorprender que tengan opiniones específicas sobre qué es lo más importante que tu equipo debería priorizar.
Por lo general, dentro de la sala de redacción, los grupos internos de partes interesadas incluyen a los siguientes roles:
- Editores de tareas, que quizás quieran que tu equipo colabore en un proyecto o historia de noticias
- Escritores, fotógrafos o camarógrafos, que usan tu producto para completar sus propios reportajes
- Departamentos de publicidad, que quieren asegurarse de que el contenido se monetice en forma apropiada
- Ejecutivos comerciales, que quieren que crezca la base de suscriptores de tu publicación
- Equipos de ingeniería, que quieren asegurarse de que el producto sea eficiente y pueda expandirse
- Ejecutivos de la empresa, que quieren tener una idea clara de cómo hace tu equipo de producto para acercar a la empresa a su misión general
Encontrar un equilibrio entre las diversas necesidades de estos variados grupos de partes interesadas, y defender los intereses de quien al fin y al cabo es tu usuario final, el lector, son algunos de los desafíos centrales de la gestión de producto. Sin embargo, involucrar a las partes interesadas en el proceso del producto y hacer uso de su experiencia asegurará que al final del día resuelvas los problemas correctos. Por eso es de vital importancia manejar estas colaboraciones con cuidado. Esta guía presenta pasos y técnicas para involucrar a las partes interesadas en el proceso del producto y gestionar prioridades contrarias.
EN LA PRÁCTICA
Identifica a las partes interesadas que son especialistas en la materia
Es probable que tengas una buena idea de los grupos de partes interesadas que están involucrados en tu producto. Pero si te llegan muchos pedidos de un grupo en particular que no pareciera tener un dueño específico, te será útil reclutar a un colega para que actúe como un especialista en la materia (SME, por sus siglas en inglés) en representación del grupo.
Por ejemplo, si tanto los fotógrafos como los correctores dependen de tu producto, y los pedidos de ambos grupos tienden a seguir patrones similares basados en los distintos tipos de trabajos que hacen, podría ser apropiado reclutar a una persona del departamento de fotografía y a otra persona del departamento de correctores para que ejerzan como especialistas en la materia de las partes interesadas. Las personas que presentan ideas nuevas con frecuencia o te dan su opinión sobre tu producto son firmes candidatos para SME. Si no se te ocurre nadie en seguida, pídele recomendaciones al jefe de departamento.
Tus SME de partes interesadas te pueden ayudar a recopilar, consolidar y priorizar pedidos. Esto puede ser una oportunidad de liderazgo para la parte interesada y le ofrece la posibilidad de ganar experiencia en proyectos tecnológicos y en el proceso de gestión del producto.
Más adelante, si necesitas hacer una investigación de usuario con ese grupo, tu SME puede ayudarte a conseguir participantes. Si le agregas una función nueva al producto, tu SME puede planear la capacitación y agrupar comentarios y observaciones. Cuando tengas sesiones para revisar la hoja de ruta, tu SME puede informarle a su equipo de actualizaciones importantes. Este nivel de participación puede ser muy significativo para el SME, por lo que debería coordinarse de manera formal con su jefe para que alguien pueda asistirlo con su carga laboral. Es más eficiente y efectivo tener una sola voz experta y fuerte que represente las necesidades del departamento que decenas de miembros del departamento que no están muy involucrados.
Define y publique la visión
Quizás te sorprenda que desarrollar una visión de producto puede ser muy complicado, en especial si las partes interesadas tienen ideas diferentes sobre la dirección que deberías tomar. Sin embargo, tener esas conversaciones difíciles ahora te ayudará a esclarecer decisiones prioritarias más adelante.
Tener experiencia en el periodismo o la escritura puede ser muy útil - quieres que la visión sea clara y concisa. Debería inspirar no solo a las partes interesadas, sino también a tu equipo. La visión de producto no sirve de nada si las partes interesadas no saben lo que es. Cuando tengan reuniones, menciónala seguido y asegúrate de que esté en el centro de la página de inicio interna de tu producto. Esta página puede incluir enlaces a elementos clave, como la hoja de ruta de tu equipo, para que las partes interesadas la encuentren con facilidad y puedan volver a ella cuando quieran.
Además de contar con una visión de producto global, quizás también quieras explorar la idea de escribir (y socializar) objetivos y resultados clave (OKRs, por sus siglas en inglés) a plazos más cortos. Los objetivos y resultados clave describen metas específicas que quieres conseguir en un trimestre o año calendario y ayudan a alinear a las partes interesadas con los planes a corto plazo.
Involucra a las partes interesadas en la priorización
Es importante que tus partes interesadas comprendan las limitaciones con las que trabajas; ya sea que lideres un equipo de ingeniería que usa el marco de trabajo Scrum y planea las tareas en sprints o un equipo de diseño editorial que responde a pedidos de activos visuales, siempre trabajas con capacidades fijas y no podrás aceptar todas las solicitudes.
Si te llegan muchos pedidos de un grupo de partes interesadas en particular, un ejercicio que puede ayudar para involucrarlas en el proceso de priorización es el mapeo de valor y complejidad. Pídeles a las partes interesadas que ordenen sus pedidos en el eje de mayor a menor valor, y a tu equipo de ingeniería (o quien implemente estos pedidos) que haga lo mismo en el eje de complejidad. Esto ayuda a visualizar cuáles son los puntos más importantes: los que se ubiquen en el cuadrante de valor alto y complejidad baja serán priorizados por los que estén en el cuadrante de valor bajo y complejidad alta.
Una vez que hayas priorizado los pedidos de un grupo de partes interesadas, mostrarles los pedidos de mayor valor a los otros grupos puede resultar en observaciones importantes sobre lo que puede beneficiarlos a ellos también. Además, el ejercicio de Comprar una característica puede enseñarles a las partes interesadas a priorizar en base a las limitaciones. En este juego, le asignas un “precio” a las nuevas características en consideración para tu hoja de ruta (el precio suele basarse en la complejidad: la función que demore más en completarse será la más cara). Luego, las partes interesadas reciben “fichas” (como centavos o dulces) y se les pide que compren las características que les parecen más importantes. La discusión entre las partes interesadas puede ser igual de informativa que la lista final que elijan comprar - ¿negociarán para unir los recursos y comprar una característica cara o harán intercambios entre ellos?
Estos ejercicios de priorización te ayudan a identificar en qué trabajar primero, pero igual no podrás con todas las solicitudes a la vez, y algunas quedarán sin atender. Sé realista con tus partes interesadas sobre las cosas que puedes aceptar y las que no. Si una parte interesada depende de una característica nueva en particular que al final no va con la visión de tu producto o que no tienes disponibilidad para completar, avisarles más temprano que tarde contribuirá a construir y mantener un lazo de confianza. Quizás deban encontrar una solución alternativa o cambiar los planes de sus propios departamentos. Lo único peor que escuchar “no” es recibir falsas esperanzas y después tener que correr a último momento.
Haz que tu plan sea transparente
Crear y compartir la hoja de ruta de tu equipo es la base de la gestión de producto. Ahora que ya tienes los pedidos de las partes interesadas priorizados, es muy importante que las mantengas actualizadas sobre el progreso y los planes de tu equipo.
Recuerda que las partes interesadas son personas ocupadas y seguro que tienen tantos proyectos en desarrollo como tú. Haz que les sea fácil encontrar la información que necesitan:
- Publica la hoja de ruta en un lugar donde las partes interesadas puedan marcarla como favorito para revisarla más adelante.
- Coordina sesiones regulares para revisar la hoja de ruta con las partes interesadas donde también presentes características nuevas, las actualices sobre iniciativas en desarrollo y compartas los planes más recientes para lo que viene.
- Escribe un resumen de las actualizaciones más importantes y muéstraselo a los participantes para que puedan leerlo luego.
Comparte las lecciones aprendidas y el progreso
No podrás aceptar todos los pedidos de todas las partes interesadas. Pero compartir los resultados de las tareas completadas puede ser beneficioso para todas las partes interesadas, no solo las que hicieron la solicitud.
Un blog o boletín de noticias interno e informal puede ser una forma excelente de compartir lo que tu equipo ha aprendido o logrado recientemente. Los jefes de producto que cuentan con experiencia en los medios tienen una ventaja aquí: sus habilidades para escribir un artículo de noticias interesante, informativo y memorable pueden transferirse a la hora de resumir lecciones claves de una prueba A/B o ronda de entrevistas de usuario con los lectores. Estos resultados harán que las partes interesadas entiendan mejor al lector de formas inesperadas que contribuirán a su propio trabajo, y que ganes apoyo para tu proceso de producto.
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Sobre la autora
Sara Carothers es jefa principal de producto en Arc XP, una plataforma SaaS de gestión de contenido y experiencia digital creada por el Washington Post. Sara gestiona líneas de producto que entregan componentes innovadores y hechos a medida para sitios web de medios y empresas, configurados con una interfaz de código bajo. Antes era editora de las aplicaciones móviles del Washington Post y trabajaba en un rol híbrido de productora digital/jefa de producto para la sección de política nacional.
